バイクとカメラで遊ぶブログ

トライアンフ"デイトナ675" 、ヤマハ"WR250X"との日々を、リコー "GR"、アクションカムで記録します。ライフハック、ワークハック的な話も少々。

仕事における説明書の重要性

仕事は先輩のやり方を見て盗むもの。

伝統芸能の一子相伝。

長い下積み時間。

 

それは、一昔まえの話。現代では、説明書や手順書が必須です。

 

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いつかの職場で、先輩とのやりとり。

 

先輩「〇〇ってどうやるの?」

私「これをこうして、この場合はこうして…」

先輩「…手順書ないの?」

私「あ、ここはこうするとやり易いので…」

先輩「だから、手順書ないの?(怒)」

 

その後、この先輩は不機嫌になってしまった。

手順(決まり)にないことをやって、ミスした場合に責任を負いたくないという思考のようです。

 

家電製品には、説明書がついてきます。

解説文と、写真や挿絵を混ぜてあり、非常にきめ細やか。

解説されていない要素は基本的にありません。(説明書を見れば、全てのことが書いてある。その分、分厚い冊子となる)

これがないと、サポートセンターの電話がパンクします。

 

一方、逆をいく製品もあります。

iPhoneは、説明書が付属していない製品のひとつ。

直感的に操作できる上、「自分で操作を学ぶ面白さ」が付加価値のひとつになっています。

iOSのバージョンが上がると共に、機能が追加されているため、

知らない機能が結構あります。

 

さて、仕事において、自らの業務を手順書にしようとすると、非常に大変です。

片手間で出来る内容量ではありません。普通に一仕事です。

手順書を作るより、出来る人が毎回やってしまえばいいと何度も思います。

作ったことのない方は、恐らく途中で投げ出します(笑)

手順書に出来ないということは、

不確定要素が多いということ、その場の気分で決めていること、効率的な処理が出来ていないということです。

 

様々なパターンを想定して、業務を文字にする必要があります。

書き出してみると、意外とシンプルなフローで、難しく考えていただけ、という場合も無きにしも非ず。

必要な場合は、写真や画面キャプチャを貼り付けます。

見る人が分かるように、デザインにも気を配ります。モノクロ印刷しても問題ないよう、色による意味付けは控えます。

この作業をすることで、良いことがあります。

 

  • 自分の中で業務(作業フロー/注意点/etc)が整理される
  • 不確定要素が最小化される(口頭による情報量が削減される)
  • 業務知識が共有化される(見える化)

 

新入社員など、新たに配属された方にとって、良質な教科書になります。

業務が出来る人を量産できます。

 

但し、これを嫌がる「勢力」がいることも事実です。

そんな話は以下をどうぞ。